Publicación 116-S, Registros de impuestos sobre las ventas y el uso
Septiembre 2018
REQUISITOS PARA LOS REGISTROS
Si usted posee un permiso de vendedor de California, debe llevar registros contables para comprobar que ha pagado correctamente los impuestos. Esta publicación describe los requisitos generales que deben cumplir la mayoría de los negocios con respecto a los registros del impuesto sobre las ventas y el uso. Tenga en cuenta que los requisitos para los registros de otros impuestos y tasas estatales, locales y federales pueden ser distintos a los descritos aquí.
¿Por qué debo llevar registros?
En general usted debe llevar registros contables del negocio para que los representantes del California Department of Tax and Fee Administration (Departamento de Administración de Impuestos y Cuotas de California, CDTFA) puedan:
- Verificar la exactitud de sus declaraciones del impuesto sobre las ventas y el uso y
- Determinar si ha pagado correctamente el impuesto por sus ventas y compras.
Si el CDTFA hace una auditoría de su cuenta y encuentra que los registros contables son adecuados, se utilizarán procedimientos contables estándar para determinar el impuesto que debió haber pagado. Adicionalmente, la falta de registros completos y exactos puede ser considerada como negligencia o intento de evasión de impuestos por su parte y, como resultado, podría aplicársele una multa.
Programas y dispositivos informáticos para la supresión de ventas
Se considera delito que cualquier persona venda, compre, instale, transfiera o posea a sabiendas programas o dispositivos informáticos que se usen para ocultar o borrar ventas y falsificar los registros.
El uso de tales dispositivos le da a su usuario una ventaja competitiva injusta con respecto a los comerciantes que cumplen con la ley y pagan la parte de impuestos y tasas que les corresponden. A los transgresores se les puede aplicar una pena de hasta tres años en la cárcel del condado y/o una multa de hasta $10,000, y tendrán la obligación de pagar todos los impuestos que hayan evadido ilegalmente más las sanciones aplicables, incluyendo los intereses y recargos aplicables.
Nota: Esta publicación resume la ley y los reglamentos aplicables en vigor a la fecha en que se preparó la publicación, tal como se indicó anteriormente. Sin embargo, desde dicho momento pueden haberse aprobado cambios en las leyes o reglamentos. Si existe alguna diferencia entre el texto de esta publicación y el texto de la ley, las decisiones no se basarán en esta publicación sino en el texto de la ley.
TIPOS DE REGISTROS
¿Qué clase de registros debo llevar?
Necesita llevar todos los registros que se requieran para determinar el impuesto sobre las ventas y el uso que debe pagar, incluyendo los siguientes:
- Libros de contabilidad normales, que muestren los ingresos y gastos de su negocio (consulte más adelante el apartado titulado ¿Qué deben mostrar mis registros?);
- Documentos originales que haya recibido, tales como facturas, recibos, órdenes de trabajo, órdenes de compra, contratos y otros documentos que utilice como base para sus libros de contabilidad; y
- Todos los documentos auxiliares y documentos de cálculo que utilice para preparar sus declaraciones de impuestos sobre las ventas y el uso.
Existen requisitos específicos para los registros de los negocios cuyas operaciones sujetas al impuesto sobre las ventas y el uso son mucho más complejas, como cantinas y restaurantes, contratistas de construcción, y distribuidores de vehículos automotores. Para más información, consulte nuestras publicaciones específicas para su actividad comercial o industrial o llame a nuestro Centro de Atención al Cliente al
1-800-400-7115 (CRS:711).
¿Qué deben mostrar mis registros?
Sus registros deben mostrar:
- Las entradas brutas de todos los ingresos de su negocio, inclusive ventas, arrendamientos, cargos por servicios e ingresos por mano de obra;
- Todas las deducciones que reclama en sus declaraciones de impuestos sobre las ventas y el uso, así como los documentos de soporte de dichas deducciones;
- El precio de compra total, incluidos los recibos, de todos los artículos que usted haya adquirido para revender, arrendar o utilizar.
REGISTROS DETALLADOS
¿Cuán detallados deben ser mis registros de ventas?
El nivel de detalle requerido varía de acuerdo con el tipo de negocio o industria. En cualquier caso, el CDTFA debe poder determinar en qué fecha se realizó la venta, qué fue lo que se vendió, qué cargos estuvieron sujetos a impuestos y cuáles no, y cuánto fue el impuesto que se aplicó a la venta. Las facturas de venta individuales generalmente deben incluir fecha, nombre y dirección del cliente, dirección de envío, tipo de producto, cantidad vendida, precio de venta, cargos por envío, e importe del impuesto. Pero si, por ejemplo, usted opera una tienda de comestibles donde los registros de ventas originales son las cintas de las cajas registradoras, obviamente no tendrá tanto detalle de cada venta.
Si usted ha realizado ventas que no están sujetas al impuesto, debe conservar los documentos que verifican que el impuesto no es aplicable a esas ventas. Documentos tales como certificados de reventa, certificados de exención, facturas de embarque, conocimientos de embarque y otros. Para obtener más información sobre cómo documentar ventas para su reventa, obtenga nuestra publicación 103, Ventas para reventa. Si usted realiza otras clases de ventas que no estén sujetas al impuesto, consúltenos para averiguar qué documentación se requiere.
¿Deben mis registros estar en algún formato en particular?
Sus registros del impuesto sobre las ventas y el uso pueden estar impresos o en formato electrónico, o se pueden llevar en medios de almacenamiento tales como discos separables o películas. Si usted lleva registros electrónicos o en película, debe asegurarse de poder imprimirlos para nosotros, si lo solicitamos. Para obtener mayor información sobre los requisitos para llevar registros electrónicos o en un medio de almacenamiento en película, consulte el Reglamento 1698, Registros.
CONSERVACIóN DE LOS REGISTROS
¿Durante cuánto tiempo debo conservar los registros de mi negocio?
Usted debe conservar los registros requeridos durante al menos cuatro años, a menos que le entreguemos una autorización por escrito específica para destruirlos antes de que se cumpla dicho plazo.
Excepción: Los registros que cubren períodos de información anteriores al 1 de enero de 2003 pueden ser cubiertos por un plazo de prescripción ampliado si usted no participó en el Programa de Amnistía Fiscal de 2005. Dichos registros deben conservarse durante un período de al menos diez años.
Si actualmente le están realizando una auditoría, conserve todos los registros relacionados con el período de la auditoría hasta que el procedimiento se haya completado, incluso si ello significa conservarlos durante más de cuatro años. Asimismo, si usted no está de acuerdo con nosotros acerca del monto de impuestos adeudado, es importante que conserve todos los registros relacionados hasta que se haya resuelto la diferencia. Por ejemplo, si usted apela los resultados de una auditoría u otra decisión (facturación) o si presenta un reclamo de reintegro, conserve sus registros mientras ese asunto esté pendiente de resolución.
Si usted tiene un sistema de punto de venta que sobrescribe la información después de un período de tiempo inferior a cuatro años, debe transferir, conservar y tener a su disposición toda la información que se haya sobrescrito o eliminado del sistema durante el tiempo exigido indicado anteriormente.
Para obtener más información, consulte el Reglamento 1698, Registros o llame al Centro de Atención al Cliente, al 1-800-400-7115 (CRS:711).
CONFIDENCIALIDAD
¿Preserva el CDTFA la confidencialidad de mis registros?
Sus registros están, en general, cubiertos por las leyes estatales que protegen su privacidad. Sin embargo, en ciertas circunstancias podríamos comunicar al público la información impresa en su permiso de vendedor, las fechas de inicio y cierre de su cuenta, y el nombre de los propietarios o socios del negocio. También podríamos compartir información relacionada con su cuenta con otras dependencias estatales y federales, gobiernos locales, o empresas privadas autorizadas para representarlos. Cuando usted venda su negocio, podremos proporcionar información al comprador u otras partes interesadas sobre sus impuestos por pagar. Con su permiso por escrito, podemos proporcionar información sobre su cuenta a su contador, su abogado o cualquier otra persona que usted designe.
INFORMACIóN ADICIONAL
Para obtener más información
Los reglamentos, publicaciones, formularios, e información adicional del CDTFA están disponibles llamando a nuestro Centro de Atención al Cliente al 1-800-400-7115 (CRS:711).
Publicaciones
58A Cómo inspeccionar y corregir los registros
101 Ventas entregadas fuera de California
103 Ventas para reventas
Reglamentos
1698 Registros
Formularios
CDTFA-392 Poder